Case • ICT Expert

Aanleiding

Een instelling actief in de bijzondere jeugdbijstand gebruikt een door een vrijwilliger geschreven en onderhouden software voor het beheer van haar activiteiten met betrekking tot de jongeren die zij begeleidt. De software, die ondertussen een 15-tal jaar oud was, werd nooit afgewerkt en bijkomend gaf de vrijwilliger te kennen dat hij niet langer wenste in te staan voor het onderhoud van de software. Bovendien is het gebruikte open source platform voor de ontwikkeling van de software niet meer compatibel met de laatste versies van het operating systeem, zodat upgrades onmogelijk geworden zijn. De directie maakt zich terecht zorgen over de continuïteit van dit systeem.

Bijkomend bestaat de hardware-infrastructuur uit een samenraapsel van allerlei werkstations en is het netwerk niet aangepast aan de recente noden, die aan een netwerk gesteld mogen worden. Er zijn klachten over de traagheid van het systeem.

Er zijn ook geen individuele gebruikersidentificaties en paswoorden wat het traceren van wie toegang heeft gehad tot of wie welke informatie heeft aangemaakt/aangepast feitelijk onmogelijk maakt.

Tenslotte is er binnen de organisatie, die een 70-tal medewerkers telt, niemand aanwezig die zich functioneel/inhoudelijk bekommert om de applicaties. Enkel een externe medewerker onderhoudt gedurende een aantal uren per week de hardware-infrastructuur (server, netwerk en werkposten).

Aanpak

Achtereenvolgens worden de volgende stappen ondernomen om tot de keuze en implementatie van een nieuwe ICT-infrastructuur te komen:

Stap 1 • Vooronderzoek

1. ICT-Audit: middels een aantal interviews met medewerkers (algemeen directeur, ontwikkelaar bestaande software, externe medewerker hardware-infrastructuur, administratief medewerker, afdelingshoofd) wordt de bestaande situatie in kaart gebracht;
   
2. In kaart brengen noden en behoeften: middels een groepsgesprek met een 8-tal geselecteerde medewerkers, die als werkgroep nader betrokken zullen zijn bij de realisatie van de nieuwe ICT-infrastructuur, worden de noden en behoeften van de organisatie in kaart gebracht;
3. Bezoek gelijkaardige instellingen: een 5-tal instellingen worden bezocht om de door hen gebruikte oplossingen in kaart te brengen en de gebruikerstevredenheid te peilen;
4. Short list van 2 softwareoplossingen: in overleg met de algemeen directeur wordt een short list van 2 softwareoplossingen weerhouden;

Stap 2 • Referentiebezoeken en keuze oplossing

5. Referentiebezoeken met de werkgroep aan 2 instellingen, die de 2 weerhouden oplossingen gebruiken;
6. Keuze van de geprefereerde oplossing en motivatie van de keuze door de kerngroep;

Stap 3 • Aanstelling applicatieverantwoordelijke

7. Keuze en aanstelling in overleg met de algemeen directeur van een interne medewerker als applicatieverantwoordelijke, die de implementatie vanuit de organisatie zal begeleiden en opvolgen. Hij zal ook fungeren als eerste aanspreekpunt van de implementatiepartner;

Stap 4 • Keuze implementatiepartner

8. Samenstelling van een offerte-aanvraag en bevraging van de markt door aan 5 mogelijke implementatiepartners deze offerteaanvraag te bezorgen;
9. Besprekingen met en presentaties door 3 weerhouden implementatiepartners van de softwareoplossing;
10. Keuze van de implementatiepartner van de softwareoplossing;
11. Nazicht van en aanpassingen aan het contract van de implementatiepartner;

Stap 5 • Implementatie

12. Coördinatie van een netwerk-audit door een externe firma en vernieuwing van het netwerk n.a.v. de netwerk-audit;
13. Uitwerking van het implementatieplan samen met de externe partner en de applicatieverantwoordelijke;
14. Opvolging van de implementatie door de externe implementatiepartner;
15. Coaching van de applicatieverantwoordelijke middels veertiendaagse meetings tijdens de gehele doorlooptijd van de implementatie.

De doorlooptijd van fases 1 t.e.m. 11 bedroeg 11 maanden, van fases 12 t.e.m. 15 bedroeg de doorlooptijd 9 maanden.

Resultaat

Na afloop van het traject beschikt de organisatie over een "state-of-the-art" en geïntegreerde oplossing voor het elektronisch cliëntendossier, communicatie via email en documentbeheer. De oplossing draait in de cloud, waardoor de investering in de vernieuwde infrastructuur beperkt bleef.

Bovendien werd een applicatieverantwoordelijke op- en begeleid zodat de organisatie na de implementatie zelfstandig haar ICT-oplossingen kan beheren en ze een “single point of contact” heeft voor haar ICT-partners.